A Importância dos Quantitativos Mínimos no Registro de Preços

O quantitativo mínimo nas licitações pelo Sistema de Registro de Preços (SRP) é um dos pontos que mais geram dúvidas entre fornecedores e gestores públicos. Afinal, trata-se de um parâmetro decisivo para a previsibilidade das contratações, a formação de preços e a própria eficiência do processo licitatório. 

Neste artigo, vamos mostrar de forma clara como a Nova Lei de Licitações trata o tema e quais cuidados adotar para evitar problemas.

Você vai encontrar aqui:

• O que é o Sistema de Registro de Preços e em quais situações pode ser utilizado.
• Quais parâmetros devem obrigatoriamente constar no edital, incluindo a previsão de quantitativo mínimo.
• Os riscos e as boas práticas para definir esse número sem prejudicar a competitividade nem comprometer a eficiência da Administração.

Resumo do artigo

• O Sistema de Registro de Preços (SRP) permite contratações futuras com base em ata, trazendo economia e praticidade à Administração.
• A Nova Lei de Licitações define condições e parâmetros obrigatórios no edital, como quantidade máxima e quantitativo mínimo.
• O quantitativo mínimo dá previsibilidade ao mercado, mas não obriga a Administração a comprar o volume previsto.
• Fixar valores altos pode gerar sobrestocagem e desperdício; valores baixos reduzem competitividade e elevam preços.
• A definição deve se apoiar em estudos técnicos, histórico de consumo e diálogo com fornecedores para garantir eficiência e segurança.

O que é o Sistema de Registro de Preços?

O sistema de registro de preços pode ser conceituado como uma estratégia de suprimentos por meio da qual a Administração Pública, ao invés de adquirir bens ou serviços com base em uma expectativa de demanda ou empreender licitações por diversos órgãos ou entidades, realiza um registro formal de preços relativos à prestação de serviços, aquisição de bens ou execução de obras e serviços de engenharia, visando a contratações futuras, quando melhor convier às unidades administrativas integrantes da Ata de Registro de Preços – ARP. 

O registro de preços é efetuado por meio de contratação direta ou licitação, que poderá adotar as modalidades concorrência ou pregão, e será materializado na lavratura da aludida Ata.

O inciso XLV do art. 6º da Lei nº 14.133/2021, conceitua sistema de registro de preços como o “conjunto de procedimentos para realização, mediante contratação direta ou licitação nas modalidades pregão ou concorrência, de registro formal de preços relativos a prestação de serviços, a obras e a aquisição e locação de bens para contratações futuras”.

Com o advento da presente Lei de Licitações e Contratos Administrativos, o sistema de registro de preços foi incluído no rol de procedimentos auxiliares das licitações e contratações administrativas, no inciso IV de seu art. 78, e recebeu regramento pormenorizado no espaço compreendido entre os artigos 82 a 86, com alterações promovidas pela Lei nº 14.770, de 22 de dezembro de 2023.

A presente disciplina normativa, inobstante porte algumas novidades – entre as quais destacam-se as possibilidades de contratação direta, utilização para obras e serviços de engenharia, aceitação de preços diferentes em razão das peculiaridades da contratação, reequilíbrio econômico-financeiro e prorrogação do prazo de validade da ata – incorpora, em grande parte, a normatização adotada pelo revogado Decreto nº 7.892, de 23 de janeiro de 2013 (alterado pelo Decreto nº 8.250, de 23 de maio de 2014, e pelo Decreto nº 9.488, de 30 de agosto de 2018), que regulamentava o “Sistema de Registro de Preços previsto no art. 15” da revogada Lei nº 8.666, de 21 de junho de 1993.

Em âmbito federal, o sistema de registro de preços vem disciplinado pelo Decreto nº 11.462, de 31 de março de 2023, que regulamenta o procedimento no âmbito da Administração Pública federal direta, autárquica e fundacional.

Condições de uso do SRP segundo a Nova Lei de Licitações

O § 5º do art. 82 da Lei nº 14.133/2021 dispõe que o sistema de registro de preços poderá ser utilizado para a contratação de bens e serviços, inclusive de obras e serviços de engenharia, observadas as seguintes condições:

1. realização prévia de ampla pesquisa de mercado; 
2. seleção de acordo com os procedimentos previstos em regulamento; 
3. desenvolvimento obrigatório de rotina de controle; 
4. atualização periódica dos preços registrados; 
5. definição do período de validade do registro de preços; e
6. inclusão, em ata de registro de preços, do licitante que aceitar cotar os bens ou serviços em preços iguais aos do licitante vencedor na sequência de classificação da licitação e inclusão do licitante que mantiver sua proposta original.

O sistema de registro de preços poderá, na forma de regulamento, ser adotado nas hipóteses de inexigibilidade e de dispensa de licitação para a aquisição de bens ou para a contratação de serviços por mais de um órgão ou entidade.

Na hipótese de utilização do sistema de registro de preços para a execução de obras e serviços de engenharia deverão ser atendidos os seguintes requisitos, a teor do art. 85 da presente Lei de Licitações: 

1. existência de projeto padronizado, sem complexidade técnica e operacional; e 
2. necessidade permanente ou frequente de obra ou serviço a ser contratado.Seria o caso, por exemplo, da construção de unidades habitacionais idênticas, para atender aos programas de habitação popular instituídos e mantidos pelo Poder Público.

Parâmetros obrigatórios no edital de licitação pelo SRP

O art. 82 da Lei nº 14.133/2021 estabelece os parâmetros específicos que deverão ser inseridos no edital de licitação para registro de preços, sem prejuízo da observância das regras aplicáveis aos certames em geral.

São eles: 

1. as especificidades da licitação e de seu objeto, inclusive a quantidade máxima de cada item que poderá ser adquirida; 
2. a quantidade mínima a ser cotada de unidades de bens ou, no caso de serviços, de unidades de medida;
3. a possibilidade de prever preços diferentes quando o objeto for realizado ou entregue em locais diferentes, em razão da forma e do local de acondicionamento, quando admitida cotação variável em razão do tamanho do lote ou por outros motivos justificados no processo; 
4. a possibilidade de o licitante oferecer ou não proposta em quantitativo inferior ao máximo previsto no edital, obrigando-se nos limites dela; 
5. o critério de julgamento da licitação, que será o de menor preço ou o de maior desconto sobre tabela de preços praticada no mercado; 
6. as condições para alteração de preços registrados; 
7. o registro de mais de um fornecedor ou prestador de serviço, desde que aceitem cotar o objeto em preço igual ao do licitante vencedor, assegurada a preferência de contratação de acordo com a ordem de classificação; 
8. a vedação à participação do órgão ou entidade em mais de uma ata de registro de preços com o mesmo objeto no prazo de validade daquela de que já tiver participado, salvo na ocorrência de ata que tenha registrado quantitativo inferior ao máximo previsto no edital; e 
9. as hipóteses de cancelamento da ata de registro de preços e suas consequências.

Assim, nos termos estabelecidos pelo inciso II do art. 82, além de estabelecer a quantidade máxima de cada item que poderá ser adquirida, o edital de licitação para registro de preços também deverá contemplar a quantidade mínima a ser cotada. Tal medida pode ser utilizada, inclusive, para a fixação de quantitativo de fornecimento mensal, com vista a propiciar maior previsibilidade ao mercado de fornecedores.

Relação entre planejamento anual e quantitativos registrados

Não é demais salientar que, consoante dicção do art. 40 da Lei de Licitações e Contratos Administrativos todo o planejamento administrativo deve ser realizado com base na estimativa de consumo anual da Administração Pública. 

Do mesmo modo, o caput do art. 18 da vigente Lei de Licitações, que inaugura o capítulo dedicado às disposições sobre a fase preparatória, afirma que essa etapa “é caracterizada pelo planejamento e deve compatibilizar-se com o plano de contratações anual (…)” (grifos nossos). 

Assim, todo o planejamento administrativo deve ser realizado com base na estimativa de consumo anual. Daí por que sempre defendemos que na hipótese de prorrogação do prazo de vigência da ata deve haver o reinício da contagem dos quantitativos registrados. 

Não faria sentido pensar-se na possibilidade de prorrogação do prazo de vigência da ata, uma vez caracterizada a vantajosidade dessa opção, sem restabelecer os quantitativos que poderão ser contratados, que foram calculados com base na expectativa de consumo anual.

A importância do quantitativo mínimo nas licitações

O quantitativo mínimo, nesse contexto, representa o volume de bens ou serviços que os licitantes devem considerar na formulação de suas propostas, funcionando como parâmetro essencial para a adequada composição de custos e da estratégia de precificação, incluindo-se o planejamento logístico e operacional.

Importante ressaltar que, embora o quantitativo mínimo forneça maior previsibilidade ao mercado, não obriga a Administração à sua aquisição durante a vigência da ata, permanecendo a faculdade de contratar conforme as efetivas necessidades do órgão ou entidade, desde que tal decisão seja devidamente motivada. Ainda assim, a fixação desse parâmetro deve apoiar-se em projeções realistas e tecnicamente fundamentadas, sob pena de comprometer a eficiência do processo licitatório ou provocar distorções no equilíbrio econômico-financeiro da ata.

Para os fornecedores, a previsão de quantitativos mínimos confere segurança jurídica e operacional, viabilizando cálculos mais precisos de custos de produção, transporte e armazenamento nos contratos de fornecimento, nos quais o ganho de escala repercute diretamente na redução do custo unitário. Tal prática contribui para a formação de preços mais vantajosos para a Administração, ao reduzir incertezas e fomentar a participação de um maior número de interessados, alinhando-se, assim, aos princípios da economicidade e da seleção da melhor proposta.

Riscos e boas práticas na definição do quantitativo mínimo

Entretanto, a fixação de quantitativos mínimos demanda análise criteriosa. Valores superestimados podem resultar em aquisições superiores às necessidades reais, implicando custos desnecessários e problemas de armazenamento, sobrestocagem e perdas em razão do transcurso do prazo de validade, sobretudo em órgãos desprovidos de estrutura logística adequada. Por outro lado, a fixação de limites excessivamente baixos pode afastar potenciais fornecedores, sobretudo pequenos empresários, reduzindo a competitividade e elevando os preços ofertados, já que os licitantes tendem a considerar margens de segurança para se proteger de riscos.

Assim, a definição dos quantitativos mínimos deve ser precedida de estudos técnicos rigorosos, análise do histórico de consumo dos anos anteriores e diálogo prévio com o mercado de fornecedores, para assegurar que reflita, com fidelidade, a realidade das demandas administrativas e a capacidade de atendimento dos fornecedores. Quando empregado com prudência, esse parâmetro potencializa as vantagens do SRP, permitindo maior previsibilidade, racionalidade e segurança jurídica às contratações públicas, sem comprometer a flexibilidade necessária à boa gestão dos recursos públicos.

Ficou com alguma dúvida?

Ao longo deste artigo vimos como o Sistema de Registro de Preços funciona, quais são as condições para sua utilização e os parâmetros que obrigatoriamente devem constar no edital. 

Também entendemos o papel estratégico do quantitativo mínimo para dar previsibilidade ao mercado e segurança à Administração, ao mesmo tempo em que destacamos os riscos de fixá-lo de forma inadequada. 

Abordamos ainda como os requisitos mudam no caso de obras e serviços de engenharia e como o planejamento anual influencia diretamente a definição dos quantitativos registrados. 

Em resumo: o SRP só gera eficiência quando as regras estão bem fundamentadas e alinhadas à realidade de consumo e à capacidade dos fornecedores.

Se restou alguma dúvida ou você gostaria de compartilhar sua experiência prática com licitações, deixe sua pergunta ou comentário. O debate sempre enriquece e ajuda a trazer novas perspectivas para quem atua nesse mercado.

Um grande abraço e ótimos negócios.