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2, 3 e 4

de outubro de 2024

Compreenda a fase preparatória (fase interna) da licitação e como ela funciona

mulher conferindo informações sobre Fase interna da licitação no computador.

A Lei Nº 8.666/1993, ao contrário da Lei nº 14.133/2021, tratava de maneira modesta da fase interna da licitação, pouco se preocupando com o planejamento das contratações.

Mas a Nova Lei deu um protagonismo maior para a fase preparatória das licitações, que foi alçada à categoria de princípio a ser observado pela Administração Pública. 

Tamanha foi a importância que, logo em seus primeiros artigos, o novel diploma cita a palavra “planejamento” no art. 5º.

Também quando trata dos princípios; no art. 12, VII, que fundamenta a criação de um plano de contratações anual e, por fim, no art. 18 quando considera como fase do processo licitatório.  

O que é a fase preparatória ou interna da licitação?

A fase preparatória ou interna, como o próprio nome já indica, é aquela em que a Administração Pública desenvolve o planejamento da contratação. Ou seja, é onde são realizados os procedimentos prévios, denominados pelo professor Ronny Charles como “artefatos do planejamento”. 

Ao contrário do que muitos licitantes pensam, diga-se, de forma equivocada, a fase preparatória ou interna é essencial para o bom êxito nas licitações.

Uma vez que é através dela que a Administração condensa as informações essenciais para a participação do certame. Seja na divulgação anual das contratações por meio do plano de contratações anual, seja encontrando a melhor solução para aquele tipo de contratação em um estudo técnico preliminar.

Ou com as especificações completas do que se quer contratar, através de um termo de referência ou projeto básico. 

Nesse sentido, vale destacar Jair Eduardo Santana, Tatiana Camarão e Anna Carla Duarte Chrispim quando ensinam que:

“com o planejamento prévio ganha a sociedade como um todo e ganha o Poder Público. Podemos citar como benefícios do plano anual de contratações, entre outros benefícios (…) além das sinalizações ao mercado fornecedor das pretensões de aquisições desta, de modo que ele pode se preparar, adequadamente e com antecedência, para participar dos certames licitatórios.”

Dessa forma, é através de fase inicial que se encontram os subsídios para a confecção do edital. É importante destacar que quando se fala em edital, neste momento, leia-se o próprio edital e todos os seus anexos, principalmente o termo de referência/projeto básico.

advogado atendendo pessoa a respeito da Fase interna da licitação.

Como funciona a fase preparatória da licitação?

O Tribunal de Contas da União já sinalizou, diversas vezes, que todas as contratações deverão ser precedidas de um planejamento adequado. Inclusive, as que envolvem dispensas ou inexigibilidades, bem como as adesões a atas de registro de preços.

A fase de planejamento se inicia com o diagnóstico quanto a necessidade do órgão ou entidade de aquisição de um produto ou da contratação de um serviço.

A partir daí, formaliza-se essa necessidade através do documento de formalização da demanda (DFD), momento em que será criada a equipe de planejamento da contratação. Que, por sua vez, terá a responsabilidade pela elaboração do estudo técnico preliminar e do termo de referência/projeto básico. 

Quais são os elementos do planejamento?

Os elementos do planejamento, que, como já destacamos, foi designada por Ronny Charles como os artefatos do planejamento, são: 

  1. Plano de contratações anual: documento único do órgão ou entidade que visa consolidar todas as contratações, seja de bens ou de serviços, a realizar ou prorrogar no exercício subsequente. 
  2. Documento de formalização da demanda: documento que constará a justificativa da necessidade da contratação, a quantidade de serviço ou produtos a serem adquiridos. Assim como, a previsão da data em que deve ser iniciada a prestação dos serviços ou recebimento dos produtos e, por fim, indicação dos servidores para compor a equipe que irá elaborar os Estudos Técnicos Preliminares. E se necessário, a quem será confiada a fiscalização dos serviços. 
  3. Estudo Técnico Preliminar: é o conjunto ordenado de ações, que inaugura a fase de planejamento de uma contratação e visa examinar as opções disponíveis no mercado para atendimento de uma necessidade da Administração, considerando a viabilidade técnica e econômica. Visa detalhar o problema a ser resolvido e justificar a escolha da melhor solução para resolver tal problema, dentre as disponíveis no mercado.
  4. Gerenciamento de riscos: é o processo de planejar, organizar, dirigir e controlar os recursos humanos e materiais de uma organização. Isso no sentido de minimizar ou aproveitar os riscos e incertezas sobre essa organização, sendo materializado no mapa de riscos. 
  5. Termo de referência/Projeto básico: é o artefato da etapa de planejamento de uma contratação, elaborado com base na conclusão dos estudos técnicos preliminares. Ele possibilita ao gestor avaliar os detalhes de uma futura contratação (custo, objeto, modelagem da contratação, benefícios etc.), bem como orienta a elaboração do edital da licitação ou o documento de convocação da contratação direta. 

pessoas conferindo dados sobre Fase interna da licitação.

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