Dicas de Como Organizar Documentos para Licitação

como organizar documentos para licitação

As compras governamentais são extremamente lucrativas para todas as empresas que desejam diversificar suas oportunidades de  lucros com vendas em massa. Entretanto, é primordial ter em mente que para entrar neste mercado é necessário ter todos os documentos em dia sob pena de inabilitação em processos licitatórios. Para quem ainda não entende muito bem a respeito das fases de licitação, vale a pena dar uma lida neste artigo onde falamos a respeito disso.

E se você deseja se aprofundar um pouco mais a respeito da Fase de Habilitação (principalmente no seu formato na Nova Lei de Licitação), leia este outra publicação aqui!

Neste artigo você irá aprender:

  • Por que é importante organizar documentos para licitação?;
  • Dicas para separar e organizar documentos;
  • Quais os requisitos para licitar e quais são as documentações necessárias?;
  • Quem não pode participar de licitações.

Por que é importante organizar documentos para licitação?

A documentação em dia é um dos principais requisitos para licitar. São tão importantes que possuem um teor desclassificatório: muitas empresas acabam sendo eliminadas nas primeiras etapas do certame justamente por não entregarem ou não estarem com toda a papelada em dia.

Por isso, antes de participar de uma licitação, certifique-se de que você tem em mãos todos os documentos e que eles estão dentro da validade, livre de rasuras e com as assinaturas necessárias. 

Se precisar de ajuda para organizar a sua documentação, conheça a ferramenta Gerenciar Documentos do ConLicitação – através dela você poderá armazenar em um único lugar os documentos mais importantes para sua empresa e terá fácil acesso sempre que forem necessários. Além disso, este recurso localiza e atualiza automaticamente todas as suas certidões, garantindo que você nunca corra o risco de apresentar um documento desatualizado.

Saiba mais sobre esta ferramenta através do vídeo abaixo:


Dicas para separar e organizar os documentos

Para aprender como organizar documentos para a licitação, preparamos um checklist com dicas simples e práticas para que você possa utilizar como roteiro. Se quiser uma lista mais extensa e completa, vale a pena ler o nosso artigo Checklist de Documentos para Habilitação em Licitações

Em, aproximadamente, uma semana, você conseguirá estar com todos os documentos organizados e preparado para encarar a concorrência.

  1. habilitação jurídica: comprova a existência e o funcionamento da empresa — contemplando os sócios e representantes — e a real aptidão da administração para assumir as responsabilidades e obrigações. Em regra deve-se apresentar o contrato social consolidado ou Estatuto, conforme o caso ;
  2. regularidade fiscal: afirma que a empresa está em dia com todos os deveres tributários (estaduais, federais e municipais), assim como a seguridade social da empresa e o fundo de garantia. A maioria destes documento são obtidos pela internet;
  3. qualificação técnica: reúne os requisitos profissionais genéricos ou específicos da organização, demonstrando sua capacidade técnica para entregar o objeto da licitação;
  4. qualificação econômico-financeira: demonstra a saúde financeira da empresa  — Balanço Patrimonial, Certidão Negativa de Falência e Concordata são alguns exemplos de comprovações desse quesito;
  5. documentos complementares: Declaração de Superveniência de Fatos Impeditivos e Declaração de Emprego de Menores.

Apesar deste checklist ser um grande auxílio para você saber como organizar documentos para licitação, é de suma importância ler atentamente o que é solicitado em cada edital de licitação. Afinal, eles podem apresentar algumas peculiaridades. Se tiver dificuldade para ler o edital, não se preocupe, pois preparamos o guia perfeito para te ajudar nisso: baixe-o gratuitamente aqui

Quais os requisitos para licitar e quais são as documentações necessárias?

Existem algumas documentações necessárias para participar de uma licitação e também para começar a licitar. Confira uma lista que separamos dos documentos que são solicitados:

Habilitação fiscal e trabalhista

  • Cartão de CNPJ; 
  • Inscrição Estadual;
  • Inscrição Municipal; 
  • Certidão negativa de débitos Federais;
  • Certidão negativa de débitos Estaduais;
  • Certidão negativa de débitos Municipais;
  • Certidão negativa de débitos Trabalhista;
  • Certidão negativa de débitos do FGTS;
  • Certidão negativa de débitos do INSS;

Habilitação jurídica

  • Ato Constitutivo (contrato social, estatuto social ou requerimento de empresário);
  • Todas as alterações ou consolidação do Ato Constitutivo;
  • Procuração dos respectivos representantes nas licitações;
  • Documentos dos Sócios;
  • Documentos do Representante Legal; 
  • Prova de Administração ou Diretoria (dependo do tipo empresarial);
  • Decreto de Autorização de Funcionamento (no caso de empresas estrangeiras que funcionam no Brasil).

Qualificação Econômico-Financeira e Técnica

  • Balanço patrimonial;
  • Índices Contábeis;
  • Capital social ou patrimônio líquido;
  • Certidão negativa de Falência e Concordata;
  • Atestado(s) de Capacidade Técnica Profissional;
  • Atestado(s) de Capacidade Técnica Operacional;
  • Inscrição na entidade profissional competente;
  • Registro em órgão regulamentador;

Quem não pode participar de licitações?

Não podem participar, direta ou indiretamente, da licitação, da execução da obra, da prestação dos serviços e do fornecimento de bens necessários à obra ou serviços:

  • o autor de projeto básico ou executivo, pessoa física ou jurídica;
  • a empresa, isoladamente ou em consórcio, responsável pela elaboração de projeto básico ou executivo ou da qual o autor do projeto seja dirigente, gerente, acionista ou detentor de mais de 5% (cinco por cento) do capital com direito a voto, ou controlador, responsável técnico ou subcontratado;
  • o servidor ou dirigente de órgão ou entidade contratante ou responsáveis pela licitação.

Considera-se participação indireta a existência de qualquer vínculo de natureza técnica, comercial, econômica, financeira ou trabalhista entre o autor do projeto, pessoa física ou jurídica, e o licitante ou responsável pelos serviços, fornecimentos e obras, incluindo-se os fornecimentos de bens e serviços necessários. Esse entendimento é extensivo aos membros da comissão de licitações.

É permitido ao autor do projeto a participação na licitação de obra ou serviços, ou na execução, apenas na qualidade de consultor ou técnico, desde que seja nas funções de fiscalização, supervisão ou gerenciamento, e exclusivamente a serviço da Administração.

Conte com o Portal ConLicitação!

Este artigo foi útil para você? Então não deixe de planejar-se com antecedência e assegurar-se de que o negócio está fielmente regularizado nas leis do país.

Aliás, se você deseja ingressar nos processos licitatórios, conheça o ConLicitação, empresa líder e especializada na divulgação de negócios públicos e que está pronta para auxiliar você em todas as etapas da licitação.

Aproveite e continue acompanhando o nosso portal para se manter informado e atualizado acerca destes assuntos, além de entender a relevância de contar com o apoio de uma plataforma de licitações como o ConLicitação.

Confira também Quais São os Benefícios da Licitação Para Microempresas!

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