Dicas de Como Organizar Documentos para Licitação

As compras governamentais são extremamente lucrativas para todas as empresas que desejam diversificar suas oportunidades de  lucros com vendas em massa. Entretanto, é primordial ter em mente que para entrar neste mercado é necessário ter todos os documentos em dia sob pena de inabilitação em processos licitatórios. Para quem ainda não entende muito bem a respeito das fases de licitação, vale a pena dar uma lida neste artigo onde falamos a respeito disso.

E se você deseja se aprofundar um pouco mais a respeito da Fase de Habilitação (principalmente no seu formato na Nova Lei de Licitação), leia este outra publicação aqui!

Neste artigo você irá aprender:

• Por que é importante organizar documentos para licitação?;
• Dicas para separar e organizar documentos;
• Quais os requisitos para licitar e quais são as documentações necessárias?;
• Quem não pode participar de licitações.

Por que é importante organizar documentos para licitação?

A documentação em dia é um dos principais requisitos para licitar. São tão importantes que possuem um teor desclassificatório: muitas empresas acabam sendo eliminadas nas primeiras etapas do certame justamente por não entregarem ou não estarem com toda a papelada em dia.

Por isso, antes de participar de uma licitação, certifique-se de que você tem em mãos todos os documentos e que eles estão dentro da validade, livre de rasuras e com as assinaturas necessárias. 

Se precisar de ajuda para organizar a sua documentação, conheça a ferramenta Gerenciar Documentos do ConLicitação – através dela você poderá armazenar em um único lugar os documentos mais importantes para sua empresa e terá fácil acesso sempre que forem necessários. Além disso, este recurso localiza e atualiza automaticamente todas as suas certidões, garantindo que você nunca corra o risco de apresentar um documento desatualizado.

Saiba mais sobre esta ferramenta através do vídeo abaixo. 

Para aprender como organizar documentos para a licitação, preparamos um checklist com dicas simples e práticas para que você possa utilizar como roteiro. Se quiser uma lista mais extensa e completa, vale a pena ler o nosso artigo Checklist de Documentos para Habilitação em Licitações. 

Em aproximadamente uma semana você conseguirá estar com todos os documentos organizados e preparado para encarar a concorrência.

1. habilitação jurídica: comprova a existência e o funcionamento da empresa — contemplando os sócios e representantes — e a real aptidão da administração para assumir as responsabilidades e obrigações. Em regra deve-se apresentar o contrato social consolidado ou Estatuto, conforme o caso ;
2. regularidade fiscal: afirma que a empresa está em dia com todos os deveres tributários (estaduais, federais e municipais), assim como a seguridade social da empresa e o fundo de garantia. A maioria destes documento são obtidos pela internet;
3. qualificação técnica: reúne os requisitos profissionais genéricos ou específicos da organização, demonstrando sua capacidade técnica para entregar o objeto da licitação;
4. qualificação econômico-financeira: demonstra a saúde financeira da empresa  — Balanço Patrimonial, Certidão Negativa de Falência e Concordata são alguns exemplos de comprovações desse quesito;
5. documentos complementares: Declaração de Superveniência de Fatos Impeditivos e Declaração de Emprego de Menores.

Apesar deste checklist ser um grande auxílio para você saber como organizar documentos para licitação, é de suma importância ler atentamente o que é solicitado em cada edital de licitação. Afinal, eles podem apresentar algumas peculiaridades. Se tiver dificuldade para ler o edital, não se preocupe, pois preparamos o guia perfeito para te ajudar nisso: baixe-o gratuitamente aqui. 

Quais os requisitos para licitar e quais são as documentações necessárias?

Existem algumas documentações necessárias para participar de uma licitação e também para começar a licitar. Confira uma lista que separamos dos documentos que são solicitados:

Habilitação fiscal e trabalhista

• Cartão de CNPJ; 
• Inscrição Estadual;
• Inscrição Municipal; 
• Certidão negativa de débitos Federais;
• Certidão negativa de débitos Estaduais;
• Certidão negativa de débitos Municipais;
• Certidão negativa de débitos Trabalhista;
• Certidão negativa de débitos do FGTS;
• Certidão negativa de débitos do INSS;

Habilitação jurídica

• Ato Constitutivo (contrato social, estatuto social ou requerimento de empresário);
• Todas as alterações ou consolidação do Ato Constitutivo;
• Procuração dos respectivos representantes nas licitações;
• Documentos dos Sócios;
• Documentos do Representante Legal; 
• Prova de Administração ou Diretoria (dependo do tipo empresarial);
• Decreto de Autorização de Funcionamento (no caso de empresas estrangeiras que funcionam no Brasil).

Qualificação Econômico-Financeira e Técnica

• Balanço patrimonial;
• Índices Contábeis;
• Capital social ou patrimônio líquido;
• Certidão negativa de Falência e Concordata;
• Atestado(s) de Capacidade Técnica Profissional;
• Atestado(s) de Capacidade Técnica Operacional;
• Inscrição na entidade profissional competente;
• Registro em órgão regulamentador;

Quem não pode participar de licitações?

Não podem participar, direta ou indiretamente, da licitação, da execução da obra, da prestação dos serviços e do fornecimento de bens necessários à obra ou serviços:

• o autor de projeto básico ou executivo, pessoa física ou jurídica;
• a empresa, isoladamente ou em consórcio, responsável pela elaboração de projeto básico ou executivo ou da qual o autor do projeto seja dirigente, gerente, acionista ou detentor de mais de 5% (cinco por cento) do capital com direito a voto, ou controlador, responsável técnico ou subcontratado;
• o servidor ou dirigente de órgão ou entidade contratante ou responsáveis pela licitação.

Considera-se participação indireta a existência de qualquer vínculo de natureza técnica, comercial, econômica, financeira ou trabalhista entre o autor do projeto, pessoa física ou jurídica, e o licitante ou responsável pelos serviços, fornecimentos e obras, incluindo-se os fornecimentos de bens e serviços necessários. Esse entendimento é extensivo aos membros da comissão de licitações.

É permitido ao autor do projeto a participação na licitação de obra ou serviços, ou na execução, apenas na qualidade de consultor ou técnico, desde que seja nas funções de fiscalização, supervisão ou gerenciamento, e exclusivamente a serviço da Administração.

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