Você sabe como fazer um relatório de licitação? Relatórios são documentos essenciais em qualquer organização pública ou privada. Nesse documento devem ser inseridos os dados e fatos mais relevantes para determinada atividade.
Dessa forma, o relatório pode ser elaborado para demonstrar qualquer indicador ou situação, geral ou específica, de qualquer instituição ou acontecimento.
Dispõem, portanto, sobre informações essenciais sobre qualquer ato ou procedimento realizado, reunindo fatos que podem ir desde o registro de acontecimentos relevantes até um processo de tomada de decisão. Inclusive, norteando as ações corporativas e contribuindo para a melhoria do desempenho e dos resultados a serem alcançados.
Assim, a elaboração de relatórios faz parte do dia a dia dos gestores públicos. Infelizmente, somente uma pequena minoria possui a técnica correta para processar essas informações e gerar documentos que auxiliem na publicização das decisões que foram adotadas.
O que é um relatório de licitação?
Relatórios de licitação são documentos utilizados para descrever às autoridades superiores e aos órgãos de controle fatos ocorridos ao longo de um processo de licitação ou de contratação pública.
Contém, portanto, um compilado de informações relevantes, ou como o nome já nos possibilita antever, relatos de uma determinada ação, decisão, procedimento ou trabalho desenvolvido.
Em geral, são apresentados em forma de texto ou em formato de tabelas e planilhas.
Para que serve um relatório de licitação?
Um relatório de licitação, portanto, narra detalhadamente os principais eventos de uma licitação, de um procedimento de contratação direta ou, até mesmo, de aplicação de penalidade a um fornecedor.
O que deve contar em um relatório de licitação
Não existe um documento que padronize as informações que devem constar em um relatório de licitação. No entanto, não se esqueça de inserir as informações mais relevantes, que identifiquem, com precisão, todas as decisões importantes tomadas ao longo do certame.
Entenda como fazer um relatório de licitação
O relatório é uma espécie de síntese dos principais acontecimentos da licitação. Por essa razão, não existe um tamanho ou quantidade de laudas pré-definidas. Tudo irá depender da quantidade de informações que precisarão ser relatadas!
No entanto, todo relatório deverá ser escrito em linguagem objetiva, clara e direta, garantindo fluidez e compreensão ao leitor.
Além disso, para se elaborar um bom relatório, o agente deverá consultar os registros das atividades realizadas e das sessões de licitação.
Datas dos principais eventos (como elaboração do estudo técnico preliminar, elaboração do termo de referência, despachos de autoridade competente e pareceres), locais de divulgação dos avisos de licitação, licitantes participantes, atividades realizadas, pedidos de esclarecimentos e impugnações apresentados, dados coletados, entre outros, são alguns bons exemplos de informações necessárias para o relatório.
Por isso, antes de escrever, durante a realização das atividades, o responsável poderá ir fichando todas as informações relevantes. Isso facilitará bastante a produção do texto!
Informações e dados necessários
Um relatório de pregão eletrônico, por exemplo, deve trazer, dentre outras informações relevantes:
- a) a evolução dos autos;
- b) a publicidade do certame (locais e datas de publicação dos avisos);
- c) as informações sobre os principais fatos ocorridos na sessão pública (como credenciamento, propostas apresentadas, detalhamento da fase de lances, aceitação, novas propostas e habilitação);
- d) ausência ou intenção de interposição de recursos;
- e) adjudicação;
- f) itens fracassados; e
- g) economicidade obtida em relação ao valor estimado da contratação.
Como deve ser organizado
Um bom relatório deve conter a introdução, com o endereçamento para a autoridade competente e o desenvolvimento dos principais eventos ocorridos durante o certame (conforme listados acima).
E claro, a conclusão, contendo o nome da empresa vencedora, o valor da proposta apresentada e o percentual de desconto sobre o orçamento estimado. Bem como a sugestão de homologação, anulação ou retorno dos autos, quando, à luz da Nova Lei de Licitações e Contratos Administrativos, se estiver diante de vício sanável.
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