A amostra em licitação decide o destino de itens já conquistados na disputa de preço. Uma empresa fecha o melhor lance, recebe a convocação e perde o item porque enviou o produto fora do prazo ou em desacordo com a especificação. O prejuízo reúne frete, produção e a oportunidade inteira.
A Lei nº 14.133/2021 disciplinou essa etapa e encerrou a lacuna que marcava o regime anterior. Hoje a exigência tem momento definido, destinatário único e requisitos formais de edital. O art. 17, §3º e o art. 41 desenham a estrutura, e a jurisprudência do Tribunal de Contas da União preenche o restante.
Resumo do artigo
O que é. Amostra em licitação é o exemplar físico do produto ofertado, entregue para a Administração conferir a aderência do item às especificações do termo de referência ou do projeto básico.
Por que importa. A reprovação da amostra desclassifica a proposta e transfere a análise ao segundo colocado, em ordem sucessiva até que alguma empresa atenda ao edital.
Quem apresenta. Na fase de julgamento ou de lances, apenas o licitante provisoriamente vencedor, por força do art. 41, parágrafo único.
Quando cabe. Na pré-qualificação permanente, na fase de julgamento ou de lances, e durante a vigência do contrato ou da ata de registro de preços, sempre com previsão no edital e justificativa da necessidade.
Requisito de validade. O edital precisa fixar data, horário e local de entrega, roteiro detalhado de avaliação e critérios objetivos de aceitação.
Base legal principal. Lei nº 14.133/2021, art. 17, §3º, art. 41, II e parágrafo único, e art. 42, §§ 2º e 3º.
Conclusão. Exigência estendida a todos os licitantes, prazo exíguo ou critério subjetivo de avaliação sustenta impugnação do edital.
O que é amostra em licitação
A amostra em licitação é o exemplar físico do bem ofertado. O licitante provisoriamente vencedor entrega o objeto para a comissão conferir dimensão, acabamento, composição e demais características fixadas no termo de referência ou no projeto básico. A comparação acontece entre o que a proposta descreve e o que a caixa recebida contém.
O procedimento tem caráter excepcional. Ele restringe a competitividade quando mal dimensionado, e por isso o art. 41, II da Lei nº 14.133/2021 condiciona a exigência à previsão expressa no edital e à justificativa da necessidade.
Prova de conceito e prova de qualidade seguem lógicas próprias
O art. 17, §3º reúne três instrumentos sob o mesmo guarda-chuva regulatório, homologação de amostras, exame de conformidade e prova de conceito. Cada um mede algo diferente.
Prova de Conceito
A prova de conceito avalia funcionamento, não aparência. Contratações de tecnologia da informação recorrem a ela quando o edital precisa verificar se o sistema ofertado executa, na prática, as rotinas descritas na proposta técnica.
O TCU delimitou o momento adequado dessa avaliação no Acórdão 2059/2017-Plenário, ao situar a prova de conceito na fase externa da licitação, etapa voltada a confirmar se a ferramenta ofertada atende ao projeto básico. Essa avaliação permanece fora do alcance do planejamento interno da contratação, fase em que ainda se define a solução pretendida.
Prova de Qualidade
A prova de qualidade segue caminho documental, distinto da inspeção física da amostra.
O art. 42 admite três vias para o licitante que oferta produto similar à marca de referência do edital, entre elas a comprovação de conformidade com norma técnica emitida por órgão oficial, pela ABNT ou por entidade credenciada pelo Inmetro; a declaração de uso satisfatório emitida por outro ente público que já adquiriu o produto; e a certificação, laudo laboratorial ou documento equivalente expedido por instituição competente.
Jurisprudência recente reforça que a exigência precisa recair sobre certificação de entidade efetivamente credenciada pelo Conmetro ou pelo Inmetro, em vez de selo de associação privada de categoria, sob pena de restringir indevidamente a disputa.
Protótipo
O protótipo cumpre função inversa às duas anteriores. Nesse arranjo, a própria Administração apresenta o parâmetro de comparação, e a amostra do licitante vencedor é avaliada contra esse padrão. Esse exame pode ainda ser conduzido por instituição de reputação ético-profissional previamente indicada no edital, conforme o art. 42, §§2º e 3º.
Quando a Administração pode exigir amostra
O art. 41, inciso II, autoriza a Administração a pedir amostra ou prova de conceito em três janelas distintas, a pré-qualificação permanente, a fase de julgamento das propostas ou de lances, e o período de vigência do contrato ou da ata de registro de preços. Cada janela atende a uma finalidade prática diferente, detalhada nos parágrafos seguintes.
Apenas o licitante provisoriamente vencedor apresenta
Na fase de julgamento ou de lances, o parágrafo único do art. 41 restringe a exigência ao licitante provisoriamente vencedor. Essa regra evita que dezenas de concorrentes produzam exemplares de um produto que talvez jamais assinem contrato algum. Apenas quem lidera provisoriamente o certame arca com o custo de comprovar, na prática, aquilo que a proposta prometeu.
O Acórdão 2096/2015-Plenário confirma essa lógica ao vedar a convocação simultânea do segundo, terceiro e quarto colocados para apresentação de amostras. Pedir exemplares de vários concorrentes ao mesmo tempo impõe ônus indevido a empresas que sequer sabem se herdarão a posição do primeiro colocado, e o Tribunal classificou essa prática em desconformidade com a legislação vigente à época. A regra sucessiva prevalece, primeiro o vencedor provisório, depois o segundo colocado em caso de reprovação, e assim sucessivamente até a classificação de proposta apta.
O prazo concedido para o envio integra essa mesma proteção. O Acórdão 6638/2015-Primeira Câmara reconheceu que um prazo de 48 horas restringe o caráter competitivo do certame, sobretudo quando o produto licitado exige fabricação sob encomenda ou transporte de longa distância. A Administração precisa calibrar o prazo conforme a complexidade real da produção e do envio, sob risco de a exigência converter-se em barreira disfarçada de requisito técnico.
Pré-qualificação, contrato e ata de registro de preços
O art. 41, II também autoriza a exigência fora da disputa de preço propriamente dita. Na pré-qualificação permanente, procedimento auxiliar que antecede licitações específicas, o edital pode pedir amostra dos fornecedores interessados em compor o cadastro previamente habilitado. Esse filtro antecipa a verificação técnica e reduz o trabalho de análise em cada certame subsequente.
Durante a vigência do contrato ou da ata de registro de preços, a amostra cumpre papel distinto, o de parâmetro de recebimento. A cada remessa entregue, a Administração compara o lote recebido com a amostra aprovada na licitação original. O Acórdão 2611/2016-Plenário reforçou essa lógica ao vedar a entrega de produto diferente da amostra aprovada, sob o argumento de que aceitar essa divergência exigiria nova avaliação técnica a cada remessa, com prejuízo à celeridade da execução contratual e vantagem indevida ao contratado frente aos demais participantes originais do certame.
Essas três janelas compartilham um requisito comum, a previsão expressa no edital e a justificativa da necessidade. O próximo tópico detalha exatamente o que esse instrumento convocatório precisa conter para que a exigência de amostra resista a uma eventual impugnação.
O que o edital precisa detalhar sobre amostra em licitação
A validade da exigência de amostra em licitação depende de precisão no texto do edital. O Acórdão 529/2018-Plenário exige critérios objetivos e detalhadamente especificados para a apresentação e a avaliação do produto pretendido pela Administração.
Cláusulas genéricas, do tipo “deverão ser executados os testes necessários para aferir qualidade”, transferem a decisão para o critério pessoal de quem examina a amostra no dia da entrega, e essa discricionariedade abre caminho para impugnação e para questionamento posterior do resultado.
O detalhamento cumpre duas funções simultâneas. Para a Administração, reduz o risco de recurso e de anulação do certame por falta de motivação. Para o licitante, define de antemão o que precisa ser produzido, embalado e enviado, sem surpresas na convocação. O TCU já apontou paralisação de processos inteiros por editais que deixaram de fixar data e local do exame das amostras, falha que compromete o próprio andamento da fase de julgamento.
Tabela-Resumo
A tabela reúne os elementos que o instrumento convocatório precisa conter, a base normativa de cada exigência e o ponto de atenção correspondente para quem participa do certame.
| Item do edital | O que a Lei nº 14.133/2021 e o TCU orientam | Atenção prática para o licitante |
|---|---|---|
| Previsão editalícia | Art. 41, II condiciona toda exigência de amostra à previsão expressa no instrumento convocatório | Edital silencioso sobre amostra impede a Administração de exigi-la depois, na convocação |
| Justificativa da necessidade | Art. 41, II exige motivação formal da imprescindibilidade da amostra para o objeto licitado | Justificativa genérica ou ausente sustenta pedido de impugnação |
| Data, horário e local de entrega | TCU exige definição prévia dessas condições no edital, sob risco de paralisação do certame | Prazo apertado para produção sob encomenda merece impugnação antes da abertura das propostas |
| Roteiro de avaliação | O exame precisa seguir procedimento detalhado, e não critério improvisado no momento da análise | Pedir cópia do roteiro ajuda a antecipar o que será testado na amostra |
| Critérios objetivos de aceitação | Acórdão 529/2018-Plenário exige critérios objetivos, sem margem de subjetividade do avaliador | Critério vago, como “boa qualidade”, configura risco de desclassificação arbitrária |
| Publicidade do resultado | Acórdão 1823/2017-Plenário garante o acompanhamento da análise a todos os interessados | Solicitar formalmente a presença na sessão de exame, quando o edital previr esse direito |
| Destino da amostra após o exame | A prática recomendada prevê prazo de retirada, definido no próprio instrumento convocatório | Amostra não retirada dentro do prazo costuma ser descartada pelo órgão licitante |
Um edital que reúne todos esses elementos reduz o espaço para questionamento posterior. A ausência de qualquer um deles, ao contrário, converte a exigência de amostra em fundamento para impugnação.
Prazo e custo do envio da amostra em licitação
O prazo para envio da amostra carece de fixação exata na Lei nº 14.133/2021. A norma federal delega essa definição ao próprio edital, sob a condição de respeitar a complexidade real da produção e do transporte do objeto licitado.
Editais que fixam 24 ou 48 horas para itens sob encomenda, sem justificativa técnica correspondente, repetem o vício apontado pelo Acórdão 6638/2015-Primeira Câmara e sustentam pedido de impugnação, principalmente quando a distância entre a sede da empresa e o local de entrega compromete o cumprimento do prazo fixado.
O custo de produção, embalagem, transporte e identificação da amostra recai, em regra, sobre o licitante convocado. A Lei nº 14.133/2021 carece de dispositivo expresso disciplinando esse rateio, lacuna que o edital precisa preencher.
Ressarcimento de valores pelo órgão licitante depende de previsão editalícia específica, ausente na maioria dos certames analisados. Empresas que disputam itens de produção cara, a exemplo de equipamentos sob medida ou mobiliário personalizado, fazem bem em considerar esse custo antes de formular o preço da proposta, sob risco de comprometer a margem do contrato inteiro caso a amostra seja aprovada.
Amostra reprovada e desclassificação da proposta
A reprovação da amostra desclassifica a proposta do licitante provisoriamente vencedor. A Administração segue então para o exame da proposta classificada em segundo lugar, repetindo o mesmo procedimento de análise até localizar produto que atenda plenamente ao termo de referência ou ao projeto básico. Essa sequência protege o interesse público e evita a contratação de objeto inadequado apenas porque a primeira proposta ofertava o menor preço.
Nem toda falha na amostra conduz automaticamente à desclassificação. O Acórdão 1445/2022-Plenário tratou de hipótese em que a certificação de qualidade apresentada estava em desconformidade formal com a amostra entregue, e determinou diligência para o licitante apresentar o documento correto, em lugar da desclassificação sumária.
A distinção importa, sobretudo quando existe diferença relevante de preço entre a proposta questionada e a dos concorrentes subsequentes. O vício documental sanável recebe tratamento diferente do vício material do próprio produto.
Direito de acompanhar a avaliação
Os demais licitantes mantêm direito de acompanhar o exame da amostra e de conhecer o resultado da avaliação. O Acórdão 1823/2017-Plenário fixou esse entendimento ao exigir que a Administração viabilize o acompanhamento da prova de conceito e da análise das amostras a todo interessado, em observância ao princípio da publicidade.
Exigências abusivas e vias de contestação
Nem todo edital respeita o desenho traçado pela Lei nº 14.133/2021 para a exigência de amostra. Por isso, o conhecimento desses padrões ajuda o licitante a identificar cláusulas passíveis de contestação antes mesmo da abertura do certame.
Padrões que configuram exigência abusiva
O vício mais recorrente repete exatamente aquilo que a lei pretendeu afastar, a convocação de todos os participantes, ou de vários colocados simultaneamente, para apresentação de amostras. Além disso, prazo insuficiente para produção sob encomenda configura outro erro comum, sobretudo quando o objeto licitado exige fabricação artesanal ou transporte de longa distância. Critérios subjetivos de aceitação somam-se a essa lista, por exemplo a expressão “produto de boa qualidade”, sem parâmetro técnico objetivo capaz de antecipar a decisão do avaliador.
A jurisprudência recente do TCU acrescenta duas variações a esse catálogo. Em primeiro lugar, o Acórdão 3355/2024-Segunda Câmara reprovou edital que previu prova de conceito facultativa, a critério exclusivo do contratante, sem indicação prévia dos pontos técnicos avaliados durante o teste, ofensa direta aos princípios da impessoalidade e do julgamento objetivo fixados no art. 5º da Lei nº 14.133/2021. Em seguida, o Acórdão 387/2024-Plenário tratou de hipótese distinta, a postergação da prova de conceito para depois da fase de habilitação, prática admitida apenas quando o planejamento da contratação explicitar formalmente os benefícios dessa inversão. Na ausência dessa motivação, a postergação viola o art. 17, §§1º e 3º.
Impugnação e recurso administrativo
A Lei nº 14.133/2021 reserva dois instrumentos para reagir a essas falhas, cada um aplicável em momento diferente do certame. Primeiramente, o art. 164 garante a qualquer pessoa o direito de impugnar o edital até 3 dias úteis antes da data de abertura das propostas, prazo contado de forma regressiva a partir da sessão pública.
Dessa maneira, a Administração recebe o intervalo mínimo de 3 dias úteis completos para analisar o pedido e responder. Assim, a impugnação bem fundamentada aponta o dispositivo violado, entre eles o art. 41, parágrafo único, o art. 17, §3º ou o próprio art. 5º, e formula pedido específico de correção da cláusula.
Em seguida, cabe o recurso administrativo, instrumento aplicável em momento posterior, quando a Administração já praticou o ato questionado, por exemplo uma desclassificação decorrente de amostra reprovada sob critério subjetivo.
Nesse caso, o art. 165 fixa prazo de 3 dias úteis para a interposição, contado da intimação do ato ou da lavratura da ata correspondente. Entre as duas vias, contudo, a impugnação prévia costuma produzir resultado mais eficiente, porque previne a desclassificação em vez de reverter uma decisão já consumada. Por isso, identificar cláusula suspeita antes da abertura do certame compensa o esforço de revisão cuidadosa do edital.
Ficou com alguma dúvida?
A exigência de amostra em licitação reúne detalhes técnicos e prazos curtos, e cada edital traz uma combinação particular de regras. Deixe sua pergunta nos comentários, ou entre em contato com a equipe do ConLicitação para orientação sobre um caso concreto.
Perguntas Frequentes sobre Amostra em Licitação
O que é amostra em licitação?
Amostra em licitação é o exemplar físico do produto ofertado, entregue pelo licitante provisoriamente vencedor para a Administração conferir a aderência do item às especificações do termo de referência ou do projeto básico. O art. 17, §3º da Lei nº 14.133/2021 disciplina esse procedimento.
A amostra pode ser exigida de todos os licitantes?
Apenas o licitante provisoriamente vencedor apresenta amostra na fase de julgamento ou de lances, conforme o parágrafo único do art. 41 da Lei nº 14.133/2021. O TCU reforçou essa restrição no Acórdão 2640/2019-Plenário, em razão do custo excessivo imposto aos demais participantes.
Quem paga o envio da amostra em licitação?
Em regra, o próprio licitante arca com produção, embalagem, identificação e transporte. A Lei nº 14.133/2021 carece de dispositivo expresso sobre esse rateio, portanto o edital define a regra aplicável. Ressarcimento pelo órgão licitante depende de previsão editalícia específica.
O que acontece quando a amostra é reprovada?
A Administração desclassifica a proposta e passa a examinar a do segundo colocado, em ordem sucessiva até localizar produto compatível com o edital. Vício apenas documental, todavia, pede diligência prévia à desclassificação, conforme o Acórdão 1445/2022-Plenário.
Qual prazo o edital deve conceder para o envio da amostra?
A Lei nº 14.133/2021 delega essa definição ao edital, que precisa considerar o tempo real de fabricação e de transporte. Prazos de 48 horas para itens sob encomenda restringem a competitividade, segundo o Acórdão 6638/2015-Primeira Câmara, e sustentam impugnação.
