Autenticar Documentos online: é possível?

autenticar documentos online

Sempre que há necessidade de nos relacionarmos com órgãos públicos é inevitável pensar na burocracia, não é mesmo? Principalmente quando se trata de processos que exigem a apresentação de documentos, algo muito comum no universo das contratações públicas!

Neste sentido, uma das dificuldades mais comuns dos licitantes é a organização e gestão eficiente de toda a papelada necessária para participar de um processo licitatório

Felizmente, cada vez mais os órgãos de controle vêm tentando diminuir o formalismo exagerado. O avanço tecnológico tem sido fundamental nesse processo, quebrando paradigmas e trazendo benefícios a toda a sociedade. 

Costumo dizer que a etapa de habilitação nas licitações públicas é a mais importante, pois de nada adiantará ter o melhor produto ou o melhor preço se você não tiver toda a documentação regularizada.

E estar com os documentos em dia envolve muito mais do que apenas tê-los em posse: também é preciso observar aspectos formais garantidores da sua validade. Uma das formalidades exigidas é a apresentação de documentos originais ou mediante cópia autenticada, e é justamente sobre isso que falaremos no artigo de hoje!

Fique com a gente, pois aqui você irá entender:

  • O que é uma cópia autenticada?
  • Por que é necessário apresentar cópia autenticada aos órgãos públicos?
  • Autenticar documentos online é possível?
  • Como o ConLicitação pode facilitar a sua vida?

Vamos lá? 

O que é uma cópia autenticada?

A cópia autenticada nada mais é que a reprodução fiel de um documento, cuja validade é assegurada pelo Decreto de Lei nº 2.148/1940, que permite a sua produção. Cabe ao cartório a tarefa de assegurar que determinada cópia é idêntica ao original.

Por que apresentar cópias autenticadas?

Publicada em 2018, a lei de desburocratização (13.726/2018) retirava a obrigatoriedade da autenticação de documentos no âmbito do poder público, na condição de que o original fosse apresentado juntamente com a cópia simples.

Até parece algo positivo, mas convenhamos que carregar o documento original para lá e para cá não é muito recomendado, afinal:

  • Como farei se tiver mais de uma licitação no mesmo dia?
  • E se o documento for perdido ou rasurado?
  • E se for preciso apresentar a relação destes documentos na etapa contratual e eles não estarem disponíveis?

Sem contar nos problemas que envolvem a relação com o servidor público. 

Eu mesmo já orientei diversos clientes que tiveram problemas com a autenticação de documentos, mesmo quando estavam em posse do original juntamente com a cópia simples. Lembro-me até de um caso em que fui obrigado a trazer orientação jurisprudencial do TCU (Tribunal de Contas da União), que entendeu no ACÓRDÃO TCU 2835/2016:

inabilitação indevida de licitante, por ter apresentado documentação de habilitação em cópia não autenticada, mas à vista dos respectivos originais, afrontando o disposto no art. 32 da Lei 8.666/1993″

A principal discussão à época foi em que momento deveria ter sido realizada a autenticação da cópia simples juntamente com o original, pois, neste caso, o licitante fora inabilitado por não fazê-lo antes da etapa de habilitação:

“Apesar de que a Lei 8.666/93 delega poderes à Comissão para autenticação de documentos com vistas dos originais, entendemos que a referida autenticação deveria acontecer em momento (dia, hora, data) anterior à abertura do certame e abertura dos documentos de habilitação.”

Portanto, fica a dica: embora haja respaldo legal para apresentar cópias não autenticadas, entendemos que não é muito prático carregar documentos originais por aí.

Além disso, você pode ser desnecessariamente inabilitado, portanto, não dê margem ao azar: faça a autenticação de seus documentos quando necessário. 

Sempre aja preventivamente e fuja de problemas ou conflitos com o Poder Público. 

Autenticar Documentos online: é possível?

A grande pergunta é: autenticar documentos online é possível? 

Sim, é perfeitamente possível!

Não sou eu que afirmo, mas sim o TCU que determina que documentos autenticados digitalmente devem ser aceitos pelo Poder Público em todo o território nacional:

“Como relatado nos itens 4 a 23 da instrução transcrita no Relatório precedente, foi

confirmada a existência de imposições de restrições indevidas à participação de possíveis interessados por conta das exigências contidas nos editais analisados, a saber:

(…)

b) recusa de documentos com autenticação digital mesmo com a existência de normativos legais que amparam este tipo de certificação;

(…)

ACORDAM os Ministros do Tribunal de Contas da União, reunidos em Sessão Plenária,

diante das razões expostas pelo Relator, em:

(…)

9.3.3. nas licitações, abstenha-se de recusar documentos com autenticação digital, ante a

existência de normativos legais que amparam este tipo de certificação;

– ACÓRDÃO Nº 1264/2010

Aqui no ConLicitação vemos essa decisão com bons olhos: ela contribui ainda mais com a desburocratização do processo licitatório, torna-o mais seguro e acessível e gera economia considerável às empresas. 

Exatamente, economia!

Isso porque, dependendo do processo de autenticação digital que a empresa optar, será necessário uma única autenticação para um mesmo documento e ele será válido para sempre. 

Fazendo uma conta de padeiro, por cima, suponhamos:

  1. Que o licitante precise autenticar cerca de 100 páginas por licitação ou contratação pública;
  2. Considerando somente alguns documentos (contrato social, balanço e atestado de capacidade técnica);
  3. Que participe aproximadamente de 5 licitações ao mês, totalizando 6000 páginas autenticadas durante todo o ano;
  4. Que o custo aproximado de cada página é de R$5,30. Logo 5,30 x 6000 páginas, chegamos à bagatela de R$31.800,00 (trinta e um mil e oitocentos reais)

Assim sendo, o processo de autenticar documentos online pode permitir à empresa poupar mais de R$30 MIL!

Como o ConLicitação pode ajudar?

Aqui aproveito para falar da poderosa ferramenta que é o Gerenciar e Autenticar Documentos.

Posso parecer repetitivo ao afirmar que a etapa de habilitação é a mais importante nas licitações, mas faço-o apenas no intuito de lembrá-los que a gestão eficiente dos documentos é um dos passos mais importantes para o sucesso no mercado de vendas ao governo!

O ConLicitação, atento a este detalhe, desenvolveu uma ferramenta que permite reunir toda a documentação em único lugar e permite a sua autenticação digital com apenas um clique!

Veja alguns dos nossos benefícios:

  • coleta e atualização automática de 12 documentos, tais como: Cartão de CNPJ; Inscrição Estadual; Inscrição Municipal; CNDs Federal, Estadual e Municipal; FGTS; Falência e Concordata; Declaração de optante do Simples Nacional; Certidão simplificada da Junta Comercial.
  • dispara alertas ao encontrar pendências nos documentos atualizados, como por exemplo o apontamento de débitos em uma CND;
  • dispara alertas se um documento inserido estiver vencido;
  • disponibiliza modelos de declarações usuais nos processos licitatórios; 
  • permite autenticar documentos online!

Veja como funciona:

Ficou com alguma dúvida?

Fale conosco nos comentários!

Estamos sempre à disposição para ajudá-los!

Um grande abraço e ótimos negócios!

Jurídico ConLicitação

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