Termo de Referência e Projeto Básico: o que é?

O Termo de Referência e o Projeto Básico possuem praticamente a mesma função: ambos são documentos que servem para apresentar os requisitos essenciais para que uma contratação seja efetuada. 

Se você quer saber mais sobre este assunto, fique ligado, pois neste artigo falaremos sobre:

• O que é o Termo de Referência?
• O que é o Projeto Básico?
• Qual é a diferença entre o Termo de Referência e o Projeto Básico?
• E muito mais…

O que é um Termo de Referência?

O termo de referência (TR) é o documento usado em licitações para detalhar o objeto de uma contratação. Em português claro, ele define com precisão o que a administração pública quer comprar ou contratar. 

Seja um serviço de limpeza, seja uma obra ou até mesmo uma compra de software, o termo de referência vai mostrar o que é preciso, como deve ser feito, os critérios de qualidade, prazos, custos e outras coisas a mais.

A função básica do TR é garantir que quem participe da licitação saiba exatamente o que precisa oferecer para atender a necessidade da administração pública. 

Se o documento for bem feito, a chance de contratar exatamente o que se precisa é muito maior. 

Do contrário, pode resultar em problemas, como o fornecimento de algo que não atende às necessidades ou, pior ainda, gasto de dinheiro público em algo inadequado.

Você pode estar pensando: “Tá, mas é só isso?”. Na verdade, não. Vamos nos aprofundar porque o negócio é mais complexo do que parece.

De onde surgiu o Termo de Referência?

A história do Termo de Referência remonta à legislação brasileira, especialmente com a criação da Lei n° 8.666/93, que regulava as licitações e contratos da administração pública antes da 14.133/21. 

Na prática, o TR é uma exigência legal para garantir que as contratações sejam feitas com base em critérios objetivos e transparentes, evitando favorecimentos ou contratações inadequadas.

Aliás, existe até uma certa confusão entre TR e Projeto Básico, mas calma que já já eu explico a diferença.

Como ficou o Termo de Referência com a Nova Lei de Licitações?

A nova lei não inventou a roda com o Termo de Referência. 

A ideia básica continua: é o documento que estrutura o que vai ser contratado, por que vai ser contratado e como vai ser feito. 

Mas agora a coisa ficou mais profissional e, digamos, mais transparente. A legislação nova trouxe exigências mais rigorosas para quem elabora o TR, com foco na eficiência e na economicidade.

Sabe aquela história de “copia e cola” que muitas prefeituras faziam nos termos? Isso já não cola mais (com o perdão do trocadilho). 

A Lei 14.133 pede que o TR seja feito com base em estudos preliminares, detalhando as necessidades reais da administração e os objetivos que ela espera atingir.

Agora, o TR tem que estar super alinhado com os estudos técnicos preliminares, ser revisado, discutido e, se for necessário, até passar por consulta pública. Parece trabalhoso? 

Pode ser, mas é o que garante contratações mais seguras e alinhadas aos interesses da administração e, principalmente, da sociedade.

Aliás, a Lei 14.133 dá bastante ênfase à importância de justificar muito bem cada ponto do TR, especialmente nos casos em que existem exigências específicas, como marcas, padrões técnicos ou restrições de qualquer tipo. Tudo isso precisa estar documentado e respaldado tecnicamente para evitar problemas.

Então, se você acha que pode pegar um TR antigo, mudar duas linhas e mandar ver, é melhor repensar.

O que não pode faltar no Termo de Referência?

Para o Termo de Referência sair redondo e passar pelo crivo dos órgãos de controle, alguns itens são obrigatórios. A nova lei praticamente desenha o que você precisa ter nesse documento:

• Objeto: A descrição do que você quer contratar. Parece básico, mas é a base de tudo. Se errar aqui, erra todo o resto.
• Justificativa da Contratação: Por que você está comprando aquilo? Isso não é só burocracia. É o que garante que a contratação tem um motivo legítimo, e não apenas um capricho.
• Especificações Técnicas: Detalhes sobre o que vai ser entregue. Se está contratando um serviço de TI, por exemplo, tem que dizer se precisa de suporte técnico 24/7 ou se só quer alguém pra atender durante o horário comercial.
• Critérios de Aceitação: Como você vai saber se o que foi entregue está de acordo? Aqui entram os parâmetros de qualidade, prazos, forma de entrega, entre outros.
• Gestão do Contrato: É onde define como será feito o acompanhamento da execução, fiscalizando se o contrato está sendo cumprido conforme o combinado.

Se o TR for mal feito, o que aontece?

Um Termo de Referência mal elaborado é o começo do pesadelo. 

Ele abre margem para impugnações, processos judiciais, questionamentos dos órgãos de controle, atrasos na contratação e até prejuízos financeiros. 

Já vi muito gestor cair nessa armadilha, acreditando que “dá pra ir assim mesmo”. Resultado: contratos cancelados, fornecedores insatisfeitos e a administração tendo que refazer tudo do zero.

E pior: como o TR orienta todo o processo, qualquer erro ali se espalha para as próximas fases. 

Isso significa que se o TR foi mal planejado, a escolha do fornecedor e a execução do contrato também vão ser desastrosas.

O que é o Projeto Básico?

Se você entendeu o que é o Termo de Referência vai entender com muita facilidade o que é o Projeto Básico.

Na prática, ambos cumprem a mesma função: detalhar o que será contratado. 

A diferença é que o Projeto Básico é mais técnico e detalhado, usado principalmente em obras e serviços de engenharia. 

Já o Termo de Referência é mais comum para a compra de bens e serviços em geral, como aluguel de equipamentos ou contratação de serviços de limpeza.

Para simplificar: se o que vai ser contratado envolve obra ou engenharia, você está lidando com um Projeto Básico. Se for algo mais cotidiano, provavelmente será um Termo de Referência.

Onde encontrar o Termo de Referência ou Projeto Básico?

Você pode encontrar ambos os documentos anexados em seus respectivos editais. Se estiver com dificuldade para ler um edital, baixe nosso manual gratuitamente.

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