Saber como criar em seu escritório uma rotina administrativa eficiente é uma das chaves para o sucesso de seu negócio. Ela ajuda a garantir a produtividade e assertividade nas tomadas de decisão da empresa, além de oferecer mais controle sobre os processos internos.
Quer entender mais sobre isso e descobrir como aplicar à sua empresa? Confira este artigo e aproveite as dicas!
O que é uma rotina administrativa eficiente?
Uma rotina administrativa eficiente é aquela capaz de fazer todos os processos das áreas da empresa (RH, financeiro, comercial, etc) funcionarem de maneira sistemática e satisfatória. Ela envolve desde a organização das atividades a serem executadas até uma utilização mais efetiva das tecnologias disponíveis para agilizá-las e otimizá-las.
Qual a importância de ter uma rotina administrativa eficiente
Todo o fluxo de trabalho de sua empresa é composto por processos, certo? Esses processos são responsáveis por “transformar” a entrada de insumos — seja um documento, uma informação ou uma entrada em um sistema — em alguma entrega real de valor, na saída. Por isso, você, como empreendedor, deve ter conhecimento a respeito deles!
Uma rotina administrativa eficiente pode te dar clareza nesse ponto, e também te ajudar a lidar melhor com as atividades diárias. Por meio dela, é possível organizar esses fluxos e auxiliar a empresa toda a executá-los com mais autonomia e atingir uma maior eficiência operacional.
Rotina gerencial ou administrativa?
Existe uma diferença entre a rotina gerencial e a administrativa, e você, como empreendedor, precisa saber disso!
A rotina gerencial é toda a organização do negócio, ou seja, o gerenciamento, de fato, dos fluxos a serem aplicados.
Por sua vez, uma rotina administrativa executará aquilo que a rotina gerencial propõe por meio das estratégias traçadas, seja para aumentar o lucro ou para criar novos serviços.
A ideia aqui é conseguir chegar às melhores oportunidades para o negócio, sempre pensando em uma utilização consciente e eficiente dos recursos, sem desperdícios ou prejuízos, sejam eles operacionais (tempo, força de trabalho) ou financeiros.
Como aplicar uma rotina administrativa eficiente ao seu negócio
Falamos acima que uma rotina administrativa eficiente está diretamente ligada à otimização e execução dos fluxos de processos dentro de sua empresa, certo?
Agora, para atingir isso, você vai precisar estimular algo que está muito em evidência nas empresas de hoje: a integração entre as equipes.
Ao olhar o desenho de um processo, você verá que as atividades que fazem parte dele estão sob responsabilidade de diversos setores da empresa. Imagine se uma área simplesmente não tiver noção do que a outra faz. Seria um caos, não é mesmo?
Nesse cenário, ficaria impossível compreender o quanto o trabalho de uma equipe realmente impacta no das outras que trabalharão no processo. E é aí que acontecem os gargalos, verdadeiros vilões de uma rotina administrativa eficiente.
Portanto, integrar as equipes é o primeiro passo! O segundo é conhecer as atividades que serão executadas.
Organize as atividades da empresa
Cada tipo de negócio tem um escopo de atividades a cumprir para entregar valor ao final do trabalho. Entretanto, independentemente de quais forem, elas devem estar organizadas.
Uma boa dica é fazer isso por meio de um organograma detalhado, como o desenho de processos, que mencionamos acima. Defina as principais sequências de atividades e passe-as para o papel.
Devem estar especificados os colaboradores responsáveis, as áreas que atuarão e também as atividades e a relação entre elas, por meio de setas, por exemplo.
Isso ajuda a ter visibilidade de como a sua empresa trabalha e permite corrigir possíveis erros para garantir uma rotina administrativa eficiente mais rápido, de maneira mais assertiva.
Faça um planejamento
Ao organizar as atividades da empresa, você precisa ter um objetivo. Imagine que você trabalha com diferentes serviços. Qual deles é mais importante agora? O que define isso para você? Em certos casos, aqueles que estão oferecendo mais lucro devem estar à frente, em outros, os que entregam mais valor para seus clientes.
Faça um planejamento e inclua as metas que achar pertinentes. Com um bom plano e as suas atividades organizadas em mãos, é mais fácil direcionar a força de trabalho para os pontos certos e, assim, executar todas as atividades de maneira mais ágil, com resultados positivos e, principalmente, menos falhas.
Corrija os erros assim que aparecerem
Sabemos que zerar os erros nos processos internos da empresa seria um mundo ideal. Porém, qualquer negócio terá uma ou outra falha que precisará ser corrigida e, claro, se possível não se repetirá. A maneira como você e sua equipe lidam com essas falhas que é a questão aqui.
Uma falha em uma atividade específica, quando não é corrigida, pode comprometer todo o resto do processo. Se você descobrir isso somente ao final, ainda, haverá um enorme retrabalho.
Imagine você se vendo com mais de 10 problemas para corrigir em um produto ao final de três meses de trabalho, faltando menos de uma semana para a entrega?
Por isso, uma das dicas mais importantes para uma rotina administrativa eficiente é: corrija as falhas assim que elas aparecem. Nada deve ser deixado para depois! Quanto mais tempo passa, mais difícil será a correção dos erros. Lembre-se disso!
Gostou das dicas? Para mais informações e insights sobre empreendedorismo, confira o Portal ConLicitação!
