Autenticação Digital dos Documentos é legal?

autenticação digital dos documentos

A autenticação digital de documentos, além de permitida, também é uma tendência, e o avanço tecnológico tem sido fundamental neste processo de desburocratização, agilizando processos formais sem abrir mão da segurança jurídica. 

A praticidade e eficiência da autenticação digital quebra paradigmas, tornando viável o envio de documentos por vias eletrônicas (e-mail, WhatsApp ou outros meios) à órgãos públicos, pessoas físicas e jurídicas para a concretização de negócios, com o mesmo valor do documento original, físico ou digital, apresentado pelo cidadão.

Nesse sentido, a Autenticação Digital é uma realidade, que vem ganhando forma e substituindo o modelo tradicional de autenticação dos documentos. Neste artigo falaremos sobre:

  • Previsão legal da autenticação digital;
  • Legalidade da autenticação digital nas licitações públicas;
  • Onde fazer autenticação digital de documentos;
  • E muito mais…

Vamos lá?

Qual a previsão legal para Autenticação Digital?

Não é de hoje que existem leis e normas disciplinando a autenticação digital, prevendo regras e conferindo legalidade ao processo. 

A Lei Federal nº 6.015, de 31 de dezembro de 1973, é um claro exemplo neste sentido ao estabelecer o seguinte:

Art. 1º Os serviços concernentes aos Registros Públicos, estabelecidos pela legislação civil para autenticidade, segurança e eficácia dos atos jurídicos, ficam sujeitos ao regime estabelecido nesta Lei.            (Redação dada pela Lei nº 6.216, de 1975)

§ 1º Os Registros referidos neste artigo são os seguintes:         (Redação dada pela Lei nº 6.216, de 1975)

(…)

III – o registro de títulos e documentos;      (Redação dada pela Lei nº 6.216, de 1975)

(…)

§ 3º  Os registros serão escriturados, publicizados e conservados em meio eletrônico, nos termos estabelecidos pela Corregedoria Nacional de Justiça do Conselho Nacional de Justiça, em especial quanto aos:    (Redação dada pela Medida Provisória nº 1.085, de 2021)

I – padrões tecnológicos de escrituração, indexação, publicidade, segurança, redundância e conservação; e      (Incluído pela Medida Provisória nº 1.085, de 2021)

II – prazos de implantação nos registros públicos de que trata este artigo.       (Incluído pela Medida Provisória nº 1.085, de 2021)

§ 4º  É vedado às serventias dos registros públicos recusar a recepção, a conservação ou o registro de documentos em forma eletrônica produzidos nos termos estabelecidos pela Corregedoria Nacional de Justiça do Conselho Nacional de Justiça.       (Incluído pela Medida Provisória nº 1.085, de 2021)

Art. 2º Os registros indicados no § 1º do artigo anterior ficam a cargo de serventuários privativos nomeados de acordo com o estabelecido na Lei de Organização Administrativa e Judiciária do Distrito Federal e dos Territórios e nas Resoluções sobre a Divisão e Organização Judiciária dos Estados, e serão feitos:      (Redação dada pela Lei nº 6.216, de 1975)

(…)

II – os dos itens II e III, nos ofícios privativos, ou nos cartórios de registro de títulos e documentos;        (Redação dada pela Lei nº 6.216, de 1975)

Legalidade da autenticação digital nas licitações públicas

A legislação sempre impôs a necessidade da apresentação de documentos mediante cópia autenticada. E faz todo sentido que assim o seja,  pois, juridicamente, a concretização de um negócio necessita de documentação válida, capaz de conferir segurança e eficácia aos atos jurídicos. 

E todas as cópias documentais estão condicionadas ao processo de autenticação ao cargo de serventuários privativos. Ou seja, para que uma cópia tenha valor legal é necessário haver o reconhecimento de sua originalidade por parte do Cartório. 

A Lei Federal nº 8666 de 1993, que, apesar de passar por um processo de substituição, ainda surte efeito e estabelece que:

Art. 32. Os documentos necessários à habilitação poderão ser apresentados em original, por qualquer processo de cópia autenticada por cartório competente ou por servidor da administração ou publicação em órgão da imprensa oficial.

Obviamente que em 1993 não tinha como o legislador prever o nível de evolução tecnológica que alcançaríamos nos dias de hoje e nada mencionou sobre a possibilidade de autenticação digital, mas a redação foi bastante abrangente ao afirmar que a documentação necessária à habilitação pode ser apresentada “por qualquer processo de cópia autenticada por cartório competente”, conferindo legitimidade aos documentos apresentados mediante cópia por autenticação digital. 

Contudo, a Nova Lei de Licitações, em sua roupagem moderna e já ciente do avanço tecnológico, não deixa dúvidas quanto à legalidade da cópia autenticada digital e deixa claro a sua preferência. Vejamos:

Art. 12. No processo licitatório, observar-se-á o seguinte:

VI – os atos serão preferencialmente digitais, de forma a permitir que sejam produzidos, comunicados, armazenados e validados por meio eletrônico;

O servidor Público pode recusar o recebimento de documentos autenticados por meios digitais?

O servidor público deve obediência à lei e não há opção sobre seguir ou não as diretrizes legais. Qualquer decisão contrária deve ser questionada e combatida.

Como vimos nos tópicos anteriores, há determinação cristalina sobre a legalidade da autenticação digital e o servidor público que se recusar a recebê-lo estará cometendo um equívoco terrível, passível de punição dos Órgãos de Controle. 

O Tribunal de Contas da União já se posicionou no ACÓRDÃO No 1264/2010 – TCU – Plenário, determinando:

(…)à Prefeitura Municipal de Chã Preta/AL que:

(…)

c) nas licitações, abstenha-se de recusar documentos com autenticação digital, face à existência de normativos legais que amparam este tipo de certificação;

(…)

O Ministro Relator AROLDO CEDRAZ , ao dar seu voto observou:

“4. Como relatado nos itens 4 a 23 da instrução transcrita no Relatório precedente, foi confirmada a existência de imposições de restrições indevidas à participação de possíveis interessados, por conta das exigências contidas nos editais analisados, a saber:

(…)

 b) recusa de documentos com autenticação digital mesmo com a existência de normativos legais que amparam este tipo de certificação;

Voto que foi acompanhado pelos demais Ministros: Ubiratan Aguiar (Presidente), Valmir Campelo, Walton Alencar Rodrigues, Benjamin Zymler, Augusto Nardes, Aroldo Cedraz (Relator), Raimundo Carreiro, José Jorge e José Múcio Monteiro. A saber:

ACORDAM os Ministros do Tribunal de Contas da União, reunidos em Sessão Plenária, diante das razões expostas pelo Relator, em:

9.3. determinar à Prefeitura Municipal de Chã Preta/AL que:

9.3.3. nas licitações, abstenha-se de recusar documentos com autenticação digital, ante a existência de normativos legais que amparam este tipo de certificação;

E reiterou:

É irregular a não aceitação, para fins de certificação de documentação de habilitação, de autenticação digital feita por cartório competente.

Acórdão: 802/2016 – Plenário. Data da sessão: 06/04/2016. Relator: Augusto Sherman

Restando claro que a recusa de um documento digitalmente autenticado é ilegal!

Autenticação digital de documentos: onde fazer?

Aqui aproveito para falar da poderosa ferramenta que é o Gerenciar e Autenticar Documentos.

O ConLicitação, atento a este detalhe, desenvolveu uma ferramenta que permite reunir toda a documentação em único lugar e permite a sua autenticação digital com apenas um clique!

  • coleta e atualização automática de 12 documentos, tais como: Cartão de CNPJ; Inscrição Estadual; Inscrição Municipal; CNDs Federal, Estadual e Municipal; FGTS; Falência e Concordata; Declaração de optante do Simples Nacional; Certidão simplificada da Junta Comercial.
  • dispara alertas ao encontrar pendências nos documentos atualizados, como por exemplo o apontamento de débitos em uma CND;
  • dispara alertas se um documento inserido estiver vencido;
  • disponibiliza modelos de declarações usuais nos processos licitatórios; 
  • permite autenticar documentos online!

Ficou com alguma dúvida?

Fale conosco nos comentários!

Estamos sempre à disposição para ajudá-los!

Um grande abraço e ótimos negócios!

Jurídico ConLicitação
Comentários
  • Bom dia prezados
    Gostaria de saber se a autenticação dos documento possuem algum tipo de validade?
    Se sim, qual o prazo de validade dos documentos com autenticação digital?

    • Olá,

      Nas autenticações realizadas através da plataforma ConLicitação não tem prazo, uma vez autenticado essa autenticação é válida para sempre.

      Um grande abraço.

  • Fiz a autenticação digital do contrato social da empresa no cartório e enviei para o setor de cadastro do órgão. Meu cadastro foi recusado e fui impedido de participar da licitação porque não conseguiram validar o arquivo autenticado digitalmente no site do CENAD. Pode o órgão recusar o cadastro e impedir a participação do certame face a um entrave técnico e, desconsiderar que todos os demais documentos atenderam adequadamente?

    • Olá Paulo,

      Sem compreender o entrave não é possível validar se afetou a validade jurídica do documento, fique atento pois nem todas autenticações digitais são fáceis e intuitivas, justamente por isso o ConLicitação optou por criar uma ferramenta que atua nesse aspecto, para facilitar o dia dia do licitante.

      Um grande abraço!

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